Damit gesammelte oder neu erstellte Informationen im Computer wiedergefunden werden können, sollte man die Dateien bei der Ablage gleich aufräumen. Im nachfolgenden Bild ist dies an verschiedenen Beispiele verdeutlicht.
In Beispiel 1 wurde versucht durch die Bezeichnungen die Struktur zu veranschaulichen.
Ein Ordner ist wie ein Behälter oder ein Raum in den man etwas legen kann, z. B. wieder einen Ordner, also einen anderen "Raum" hier z.B. einen Schrank. Gleichzeitig können darin auch Dateien liegen.
Eine Datei kann keine weitere eigenständige Datei enthalten. Man kann sich das vorstellen wie ein Blatt Papier, in das man kein weiteres Blatt hineinschieben kann. Man kann zwar Text und Bilder darauf abbilden, aber diese sind dann für den PC keine eigenen Dateien.
Die Bezeichnungen der Ordner sollte man immer so wählen, dass man auch nach längerer Zeit über den Inhalt eine Vorstellung bekommt. Den Namen eines Ordners kann man später auch umbenennen. Dies geht z. B. über das Kontextmenü (rechte Maustaste).